الرد على شكوى

تعطيه نص الشكوى والحل المتاح فيصيغ ردًا يبدأ بالإقرار بمشاعر العميل، ثم تلخيص المشكلة بكلماتك للتأكد من الفهم، ثم الحل والموعد، وطريقة التواصل المباشر. يتجنب الدفاعية والقوالب الباردة. حدوده: لا يعرف سياسات شركتك فلا يعد بتعويض لم تقرره، ويجب أن تراجع الرد قبل الإرسال، خاصة في الشكاوى العلنية. ويقترح أيضًا خطوة متابعة بعد الحل للتأكد من رضا العميل.